¿Cómo se puede lograr la máxima eficiencia? Cambie sus procesos

No planificar, según el gurú de la autoayuda Alan Lakein, está planeando fracasar. Y si bien eso es cierto para las operaciones a gran escala de su práctica, se aplica igualmente en una escala menor a sus propias actividades diarias. Eso requiere un enfoque proactivo para examinar su propio desempeño y encontrar formas de lograr la máxima eficiencia. Recuerde, manejar un barco ajustado no se trata solo de administrar a su personal; También requiere que usted para evaluar cómo se acerca a su trabajo cada día

Entonces, ¿cómo puede  redefinir su día y cambiarlo para mejorarlo? Aquí hay 10 consejos para comenzar:

1) Planifica tu día

Puede parecer simple, pero ¿qué pasaría si dedicaras solo de 10 a 15 minutos cada mañana para planificar tu día? Podrías usar este tiempo para:

  • Determine las cosas más importantes que  debe  lograr antes de regresar a casa
  • Enumere y numere sus tareas según la prioridad

2) Programar tiempo

Como asesor ocupado, es consciente de lo fácil que es dejar que el tiempo se le escape durante la jornada laboral. Para ayudarlo a administrar mejor su tiempo,  calcule y bloquee el tiempo en su programa  para cualquier proyecto, tarea y cita importante.

3) Revise su lista

A medida que su día se vuelve más ajetreado, verificar (y volver a verificar) su lista de tareas le ayudará a concentrarse en su negocio más importante. Pregúntese:

  • ¿Cómo estoy progresando?
  • ¿Qué tan precisas son mis estimaciones de tiempo?

4) Definir horarios específicos para revisar el correo electrónico

¿Cuántas veces al día revisa su correo electrónico? Si eres como muchos asesores, es cada vez que recibes un mensaje nuevo. Considere, en cambio, establecer horarios específicos para revisar su correo electrónico. Para evitar distracciones constantes, también puede ser una opción desactivar las alertas por correo electrónico en su computadora. Pregúntese: «¿Contestar correos electrónicos es ahora el mejor y más rentable uso de mi tiempo?»

5) Reúnase con su personal

Cada mañana, dedique entre 10 y 15 minutos a su personal para revisar los asuntos pendientes. También puede utilizar este tiempo para identificar las tareas más prioritarias del día. Al mediodía, es posible que desee volver a evaluar el progreso para determinar si necesita dedicar recursos adicionales a una tarea.

6) Preste atención a las comunicaciones de su corredor / distribuidor

Asegúrese de que todos los miembros de su personal presten especial atención a las comunicaciones generadas por su corredor / distribuidor, ya que pueden incluir ideas sobre cómo mejorar las operaciones de su oficina.

7) Evite el papel

Cuando hay demasiado papeleo, los escritorios se saturan fácilmente con pilas de carpetas de archivos. Los documentos más importantes y necesarios se pierden, lo que lo distrae a usted y a su equipo de los objetivos clave.

8) Supervisar los registros que no están en buen estado

Reúna datos sobre la frecuencia con la que su documentación no está en buen estado. Luego, tómese el tiempo para examinar y perfeccionar cualquier procedimiento que esté causando este problema.

9) Mantener procedimientos escritos

Para cualquier proceso clave realizado por  cada  persona o función en su oficina, desarrolle procedimientos escritos que documenten esos procesos. Estos roles y procesos incluyen, por ejemplo:

  • Asesores
  • Proceso de reunión inicial con el cliente (p. Ej., Descubrimiento)
  • Proceso de planificación financiera
  • Proceso de reunión de revisión del cliente
  • Personal administrativo
  • Abrir una nueva cuenta de cliente
  • Seguimiento del trabajo en curso (especialmente negocios directos)
  • Programación de reuniones con clientes
  • Personal investigador
  • Proceso de investigación de fondos mutuos
  • Proceso de asignación de activos
  • Proceso de reunión del comité de inversiones

10) Cree una matriz de servicios por niveles

Una matriz de servicios por niveles debe diferenciar entre los servicios que ofrece a sus clientes A, B y C, así como la frecuencia con la que ofrece esos servicios. La matriz también debe anotar el compromiso de tiempo requerido para cada servicio, así como para cualquier actividad o evento de marketing, dependiendo de la categoría de cliente, todo lo cual le permite planificar y administrar mejor su tiempo.

Esenciales para el éxito

Michael Gerber, autor de  The E-Myth , dijo que hay «cinco habilidades empresariales esenciales para el éxito: concentración, discriminación, organización, innovación y comunicación». Espero que estas mejores prácticas para la eficiencia personal en el lugar de trabajo se refieran a estas cinco habilidades y le ayuden a usted ya su empresa a tener éxito.

Maria Considine King es vicepresidenta de gestión de prácticas en Commonwealth Financial Network® , miembro de FINRA / SIPC, un corredor / distribuidor independiente de RIA. 

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